Guide pour les services

Diffuser le conseil municipal en direct : le guide pas à pas

Par Jean-Christophe Petiteau, réalisateur

La nouvelle équipe municipale souhaite diffuser les séances du conseil en direct, et le dossier arrive sur votre bureau. Ce guide reprend les étapes dans l’ordre où les services les rencontrent, de la première question à la première séance diffusée.

1. Choisir la formule : équiper la salle ou faire appel à une équipe

Deux voies existent, et elles se combinent très bien.

• Équiper la salle du conseil. La commune achète une régie, elle l’installe une fois pour toutes et ses agents diffusent chaque séance. C’est la solution la plus économique dans la durée, et celle qui donne le plus de liberté (séances extraordinaires, commissions, cérémonies).
• Confier chaque séance à une équipe extérieure. Une équipe vient avec sa propre régie, réalise la séance et vous laisse l’enregistrement. Il n’y a rien à acheter, et la diffusion peut commencer rapidement.

Beaucoup de communes commencent par la seconde formule pour les premières séances, le temps d’inscrire l’équipement au budget.

2. Définir ce que les habitants verront

Une séance se suit comme un débat : il faut voir qui parle et comment l’assemblée réagit. Nous recommandons trois caméras motorisées : un plan large de l’assemblée, un plan sur la présidence et une caméra dédiée à l’orateur. Nous expliquons ce choix dans l’article trois caméras pour un conseil municipal.

Les présentations projetées en séance (budget, plans d’urbanisme) peuvent être intégrées à l’image, avec une vignette de l’orateur.

3. Soigner le son

C’est le point que l’on sous-estime le plus souvent. Un spectateur pardonne une image moyenne, beaucoup moins un son lointain ou inégal. Selon l’état de votre sonorisation, la régie peut reprendre le son existant, ou il est préférable de renouveler les micros des élus. Voir le son, première qualité d’une séance diffusée.

4. Vérifier la connexion internet

La diffusion en direct demande une connexion filaire stable dans la salle, de préférence dédiée. Un simple accès à la fibre de la mairie suffit généralement, à condition qu’une prise réseau arrive jusqu’à l’emplacement de la régie. C’est une vérification à faire tôt avec votre service informatique.

5. Décider qui tiendra la régie

Il faut une personne au pupitre à chaque séance. Certaines communes ont des agents volontaires, d’autres préfèrent que les caméras suivent automatiquement les micros. Ce choix se fait au départ, car le matériel n’est pas le même. Nous détaillons les deux options dans pilotage par un agent ou automatisation.

6. Préparer l’achat

Avec notre méthode, la commune achète le matériel directement auprès des fournisseurs, sur la base de notre liste détaillée, et nous facturons uniquement notre accompagnement. Les deux parties se distinguent clairement, ce qui facilite le travail du service achats. Voir pourquoi la commune achète elle-même son matériel.

7. Installer, former, diffuser

Une fois le matériel livré, la régie est installée et réglée, chaque place d’élu est mémorisée, puis les agents sont formés dans leur salle. Le jour de la première séance diffusée, nous sommes à leurs côtés. Préparer la première séance donne la liste des points à vérifier.

8. Informer et publier

Pensez à prévoir l’information des élus et du public, la chaîne de diffusion (YouTube, Facebook, site de la commune) et la durée de conservation des enregistrements. Le cadre est rappelé dans ce que dit la loi.

Pour situer votre budget dès maintenant, l’estimateur en ligne vous donne une première fourchette en HT et en TTC.